Jak zarządzanie czasem pomaga zarządzać czasem

Wysoki rytm życia i ciągły brak czasu powodują stres, a nawet depresję. Aby nauczyć setki tysięcy ludzi codziennej rutyny i nadążać za swoimi planami, w latach siedemdziesiątych. wymyślono zarządzanie czasem.

Co to jest zarządzanie czasem?

mężczyzna klika elektroniczny zegarek

Zarządzanie czasem to zestaw reguł, które pomagają przydzielać i planować czas. Jego głównym celem jest zwiększenie wydajności. Kiedy wiesz, jak prawidłowo zarządzać czasem, możesz dużo zrobić, pracować wydajniej i wykonywać prace domowe szybciej.
Początkowo zarządzanie czasem było potrzebne tylko w pracy. Ale potem stało się jasne, że każdy osobisty cel jest także projektem, który rozwija się na tych samych zasadach. Dlatego teraz istnieje zarządzanie czasem rodziny, kobiet, a nawet dzieci.

Techniki i metody zarządzania czasem

mężczyzna się spóźnia


1. „Matryca Eisenhowera”


Dwight D. Eisenhower jest 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych, który powiedział: „Mam dwa problemy: pilny i ważny. Pilne nie jest ważne, ale ważne jest pilne ”.

Jego matryca dzieli rzeczy na drugorzędne i główne. Metoda jest odpowiednia dla tych, którzy mogą podzielić zadania na te cztery grupy:

  • Pilne i ważne – należy to zrobić natychmiast.
  • Ważne, ale nie pilne – zdecyduj, kiedy to zrobisz i ustaw dokładną datę.
  • Pilne, ale nie ważne – przekaż je.
  • Nie pilne i nieważne – zostaw to na później.


2. Metoda pomidora


Metoda nosi nazwę timera kuchennego, który jest wykonany w postaci pomidora. Ma kilka zasad, które pomagają skutecznie realizować jego plan:

  • Ustaw zadanie do wykonania.
  • Ustaw zegar na 25 minut.
  • Pracuj i nie rozpraszaj się.
  • Po każdych 25 minutach rób sobie 5-minutową przerwę.
  • Po każdym czwartym „pomidorze” odpocznij przez 15-30 minut.
  • Pracuj w tym trybie, aż zadanie zostanie zakończone. Jeśli myślisz o innych sprawach, które cię rozpraszają, zapisz je, aby powrócić do tego później..

3. Piramida Franklina


System planowania celów o różnych rozmiarach (od globalnego do codziennego). U podstawy piramidy znajdują się główne wartości życiowe. Dalej jest cel globalny. Jeśli bogactwo jest twoją podstawową wartością, wówczas globalnym celem będzie zrobienie tego biznes-imperium.

Aby to osiągnąć, potrzebujesz planu głównego – trzeciego kroku piramidy. Potem pojawia się długoterminowy plan na 3-5 lat. Potem następuje krótkoterminowy przez 1-12 miesięcy. Na końcu piramidy plan dnia i tygodnia.

Piramida Franklina


4. „ABVGD”


Metoda ustalania priorytetów zadań:

  • A – ważne i pilne sprawy, które należy zrobić.
  • B – rzeczy, które można odroczyć, ale także należy zrobić.
  • In – drobne zadania, których nie możesz wykonać.
  • G – co należy przekazać innej osobie.
  • D – zadania usuwane z listy.

5. Technika zarządzania czasem „Czas”


Rodzaj zarządzania czasem, w którym należy zarejestrować wszystkie działania i czas spędzony na nich. Czas pokaże, ile siedzisz w sieciach społecznościowych, rozmawiasz przez telefon, pracujesz, rozmawiasz z przyjaciółmi lub czytasz.

Ta technika pomaga zidentyfikować „tymczasowe luki”, o których nawet nie zdawałeś sobie sprawy. Przeprowadzaj taki eksperyment przez 2-3 dni. To wystarczy, aby uzyskać duży obraz..


6. Metoda Eat the Frog


„Jedzenie żaby” oznacza wykonywanie małego, ale nieprzyjemnego zadania, które ciągle odkładasz. Na przykład telefon do dalekiego krewnego, rozmowa z zarządem, sprzątanie mieszkania. Takie małe rzeczy stopniowo się kumulują, co powoduje, że zwlekamy, odwracając uwagę od dużych zadań.

Istotą tej metody jest przede wszystkim szybkie „zjedzenie żaby”. Weź to dwie godziny tygodniowo lub zdecyduj jedną rano.


7. Znalazłem czas


Technika wykonywania małych zadań przy pierwszej okazji. Wybierz z góry 5–10 małych skrzynek, na które nie masz wystarczająco dużo czasu, i bądź przygotowany na ich wykonanie, gdy pojawi się wolne „okno”.


8. Metoda „sera szwajcarskiego”


Decyzja o sprawach w dowolnej kolejności. Kiedy stajesz przed trudnym zadaniem, łatwiej jest zacząć od małych kroków, które wydają się łatwiejsze. Na przykład, jeśli piszesz prezentację, zacznij od zdjęć lub nagłówków, a następnie pracuj nad tekstem. W pewnym sensie jesz dużo małych dziur w jednym dużym kawałku sera.


9. Prawo Pareto


Pareto jest włoskim ekonomistą, który zauważył, że 20% najbardziej żywotnych strąków grochu wytwarza 80% plonów w swoim ogrodzie. Na tej podstawie stworzył prawo – „20% wysiłków daje 80% wyniku, a pozostałe 80% wysiłków – tylko 20% wyniku”.

Później zaczęto to potwierdzać w innych dziedzinach życia. Biznesmeni twierdzą, że 80% zysku uzyskują tylko od 20% klientów.

Zasada Pareto wzywa do znalezienia „centralnego węzła”, na czym można się skoncentrować. Rozumiejąc swoje „węzły” łatwiej jest poświęcić czas na najważniejsze, a mniej pracować na dodatkowym.


10. „Wzór 10-3-2-1-0”


Wydajność zależy od poziomu nastroju i samopoczucia. Metoda 10-3-2-1-0 pomaga przygotować się do łóżka i zachować czujność na następny dzień. Tutaj stopniowo rezygnujesz z rozpraszania uwagi.

  • Porzuć kawę 10 godzin przed snem.
  • 3 godziny od jedzenia i alkoholu.
  • 2 godziny z pracy.
  • Wyłącz wszystkie gadżety w ciągu 1 godziny.
  • 0 – ile razy przycisk „drzemki” został kliknięty na alarm.

Zasady zarządzania czasem

dziewczyna prawidłowo planuje czas


1. Twórz listy rzeczy do zrobienia


Podstawą zarządzania czasem jest planowanie wszystkich dużych i małych zadań. Napraw wszystko, co masz na myśli przez dzień / tydzień / miesiąc, aby nie traktować priorytetowo w myślach. Możesz to zrobić na papierze lub Excelu, ale wygodniej – w aplikacje mobilne.

Aby robić rzeczy szybciej, wskaż przed każdym czasem potrzebnym na jego wdrożenie. Pamiętaj jednak, że planowanie nie oznacza planowania wszystkiego w minutach i stresu, gdy rzeczywistość nie pokrywa się z planem..


2. Wyznacz jasne cele


Właściwe ustawienie celu pomoże określić dokładny wektor. W pracy lepiej skoncentrować się na kluczowych wskaźnikach wydajności, aby nie podawać niejasnych planów na tydzień, kwartał lub rok. Prawidłowym celem jest zwiększenie ruchu w witrynie o 20% w ciągu trzech miesięcy.

Cele osobiste powinny być również mierzalne i osiągalne, na przykład zgromadzić 200 tysięcy na wakacje przez sześć miesięcy. Zrezygnuj więc z zadań takich jak „poprawianie się” lub „obchodzenie konkurencji”.


3. Realizuj cele etapami


Wielozadaniowość jest głównym wrogiem zarządzania czasem. Nie próbuj robić wszystkiego naraz. Ważniejsze jest, aby zrozumieć, które zadanie ma priorytet i kiedy możesz je wykonać szybciej..

Rób wszystko po kolei, dziel duże cele na małe kroki, aby skoncentrować się i płynnie przełączać. Pracuj regularnie i konsekwentnie. Jeśli wyznaczysz sobie cel nauki angielskiego, krokiem będzie zapamiętanie 30 nowych słów każdego dnia.

Wyjątkiem jest zarządzanie czasem dla rodziców, gdy pewne rzeczy można zrobić komunikując się z dziećmi (na przykład sprzątając i jednocześnie opowiadając bajki).


4. Bądź mniej rozproszony.


Jedną z głównych umiejętności zarządzania czasem jest stężenie. Przydziel konkretny czas na produktywną pracę. Poproś kolegów lub rodzinę, aby „zapomnieli” o tobie na ten okres. Wyłącz powiadomienia w telefonie na czatach, które nie są ważne w pracy.

Daj ograniczony czas na połączenia i przewijanie online. Na przykład 40 minut rano na czytanie wiadomości, 30 minut po południu na komunikację z bliskimi, półtora do dwóch godzin wieczorem na ciekawe treści, na rozładowanie myśli.

Na eksperyment poświęć kilka dni na „rozładowanie”, kiedy w ogóle nie zalogujesz się do sieci społecznościowych.

Zarejestruj się na Rescuetime.com. To oprogramowanie pokazuje, które strony „pochłaniają” Twój czas bardziej niż inne..

Jeśli natrafisz na ciekawy artykuł, zainstaluj rozszerzenie Getpocket. Zapisze interesujący tekst lub wideo, które możesz obejrzeć po pracy.


5. Organizuj rutynowe sprawy


Wydajność zależy od tego, co Cię otacza. Dlatego spraw, aby Twoja przestrzeń była wygodna i zoptymalizuj swoją rutynę. Napisz sobie szablony tekstowe do pytań tego samego typu od klientów i przechowuj umowy w osobnym folderze na pulpicie, aby szybko sprawdzić informacje.

Utwórz kopię zapasową swojej pracy i przechowuj ją w chmurze. Zduplikuj inne dokumenty online, aby je wyświetlić w dowolnym momencie..


6. Deleguj


Aby szybko wykonać zadanie przypisane do pracy, przekaż jego „linki” innym osobom. Podziel się obowiązkami z kolegami, jeśli pracujesz nad wspólnym projektem i nie daj się zabić przez całą dobę z powodu perfekcjonizm.

Ten sam element działa dobrze dla matek, które nie chcą prosić o pomoc swoich partnerów lub boją się powierzyć im swoje dziecko..


7. Naucz się mówić „nie”


Zarządzanie czasem pracy nie toleruje wszelkiego rodzaju „wampirów” – rzeczy, których dusza nie okłamuje. Kiedy coś wydaje się niepraktyczne, nie bój się odmawiać ludziom ich projektów, propozycji, a nawet próśb. Aby zachować uprzejmość, użyj wyrażeń:

  • „Twoja propozycja brzmi interesująco, ale mam wiele do zrobienia”. Za pomocą tego wyrażenia wyrażasz zainteresowanie, wyraźnie zaznaczasz, że propozycja jest dobra, ale nie możesz w niej uczestniczyć. Jest mało prawdopodobne, aby był odpowiedni dla krewnych, ale dla nieznanych osób będzie działał dobrze.
  • „Prawdę mówiąc niewiele wiem na ten temat, spróbuj zapytać Nazara. Tutaj jest zawodowcem. ” Jeśli naprawdę masz niewielkie doświadczenie w konkretnej sprawie, polec inną osobę. Uwolnisz się więc od niepotrzebnych zadań i pomożesz w złożeniu wniosku.
  • „Nie mogę tego zrobić, ale pomogę ci w tym …” Fraza, która pozwala oderwać się od obsesji i samemu wybrać, co jesteś gotowy zrobić.

8. Prowadź dzienniki


Konieczne jest naprawienie nie tylko przyszłych rzeczy, ale także myśli, a także zadań, które nie zostały uwzględnione w planach.

Łatwiej zrozumieć, gdzie spędzić wolny czas i nie zapomnieć o tym, co ważne. W dzienniku zadaj sobie pytanie: co należy zrobić? co może przeszkadzać? jak ustalić, czy dzień był udany?

W przypadku notatek odpowiednie są zwykłe „notatki” w smartfonie – jest to znacznie szybsze niż ręczne pisanie w papierowym dzienniku.


9. Postępuj zgodnie z „biorytmami”


Żyj w harmonii ze swoim ciałem. Wykonuj trudne zadania, gdy mózg jest najbardziej produktywny (nawet jeśli szczytowa wydajność spada o pierwszej w nocy).

Użyj specjalnego aplikacje mobilne, które mogą Cię obudzić, określić najlepszy czas na sen i przeanalizować go.


10. Chwała sobie


Aby zachować motywację, zachęcaj się. Ćwiczenia zarządzania czasem są bezsilne, jeśli wykonujesz je zębami, pozbawiając się pozytywnych emocji.

Wybierz rzecz lub usługę, które przyniosą przyjemność po spełnieniu planów: od czekolady po podróż w weekend. Zapisuj sukcesy w notatkach, spisuj osiągnięcia i podsumowuj dzień / tydzień / miesiąc.

Jest to szczególnie ważne w ramach zarządzania czasem dla kobiet, które w życiu codziennym zapominają, że dbanie o siebie jest również częścią wkładu w rodzinę..

Podobne artykuły
Oceń artykuł
Codzienne wskazówki i instrukcje

Klikając przycisk „Prześlij komentarz” wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych i akceptuję politykę prywatności